AIを業務に取り入れたいと思っても、いきなりツールを契約して触り始めると、かえって時間を取られることがあります。個人で仕事をしている人ほど、まず試すことが先行しがちです。ここでは、個人事業主がAIによる業務自動化を始める前に、考えておくと失敗しにくい3つの点を整理します。
ツールより先に準備が必要な理由
自動化の効果は、どのツールを使うかより、何を任せるかで決まることが多いです。作業の選び方があいまいなままだと、便利そうな機能を試すこと自体が目的になってしまいます。
1つ目：どの作業を任せるか
まずは今の仕事を一覧にしてみてください。細かい作業まで書き出すと、意外と繰り返しの多さに気づけます。
次のような作業は、自動化の候補になりやすいです。
- 毎回ほぼ同じ文面を送っている
- 手順が決まっていて、迷うことが少ない
- 手作業だとコピーミスや転記ミスが起きやすい
反対に、相手との信頼関係をつくる場面や、そのたびに判断が変わる仕事は、無理に任せないほうが安全です。最初から全部を変えようとせず、1つだけ選ぶのが続けるコツです。
候補を絞るときの目安
迷ったら、週に何回やっているかと、1回にどれくらい時間がかかるかを掛け算してみてください。数字の大きい作業から試すと、効果を実感しやすくなります。
2つ目：何をもって成功とするか
自動化したあとに前より楽になった気がするだけでは、続けるかやめるかの判断ができません。そこで、導入前に成功の基準を決めておきます。
- 1回の作業時間が何分減ればよいか
- 1か月で何時間ぶん減れば満足か
- 修正や確認し直しが何回減ればよいか
また、設定や学習にかかった時間も忘れずに含めてください。準備に長い時間がかかるなら、短い作業の自動化は割に合わないこともあります。
3つ目：AIに任せる範囲と確認の線引き
AIの出力は、もっともらしい文章でも誤りを含むことがあります。そのため、任せる部分と人が見る部分をあらかじめ分けておくと安心です。
- AIに任せやすいもの：下書き、要約、言い換え、アイデアの候補出し
- 人が必ず確認するもの：金額、日付、契約に関わる内容、相手に送る最終版
あわせて、情報の扱いも決めておきましょう。個人情報や取引先の機密は、入力しないか、匿名化してから使うのが基本です。利用するサービスの規約で、入力したデータがどう扱われるかも確認しておくと安心です。
今日からできる準備
- 自動化したい作業を1つ選ぶ
- その作業の今の所要時間を測る
- 成功の目安を数字で書く
- 任せる部分と確認する部分をメモに分ける
- 1か月後に見直す日を予定に入れる
いきなり完璧な仕組みを作らなくても大丈夫です。小さく試して、数字で振り返るサイクルを回すことが、結果的に一番の近道になります。
まとめ
個人事業主がAIで業務を自動化するときは、ツール選びの前に、対象の作業、成功の基準、確認のルールの3つを決めておくことが大切です。
この3つが決まっていれば、AIは仕事を助けてくれる道具になります。まずは1つの作業から、無理のない範囲で始めてみてください。
なお、同じテーマを少し違う角度からまとめた note 記事もあります。内容は一部重なりますので、あわせて読んでいただくと全体像がつかみやすくなると思います。