海外の大学に通っていると、教授や TA に英語でメールを書く機会は思った以上に多くあります。授業内容の質問、提出日の相談、研究室の情報を知りたいときなど、場面はさまざまです。
筆者自身も英語で授業を受けるところから始めたので、英文メールを書くときに「この書き方で失礼にならないか」と迷う気持ちはよくわかります。この記事では、英語メールの組み立て方と、場面別に使える例文を整理しました。
教授へのメールで意識したいこと
教授は多くの学生からメールを受け取っています。そのため、短く、要点が一目でわかる文面が喜ばれます。丁寧さは文章の長さではなく、相手が迷わずに返信できるかどうかで決まる、と考えると書きやすくなります。
英文メールの組み立て方
件名に授業番号と用件を入れる
件名を見ただけで、どの授業の何についての連絡かわかるようにします。授業番号と内容を組み合わせると、受信箱で探しやすくなります。
冒頭で名前と授業を伝える
最初に名前と授業番号を書いておくと、教授が誰からのメールかをすぐに判断できます。
用件は1通に1つだけにする
複数の質問を一度に送ると、返信が遅れたり一部しか答えてもらえなかったりします。別々の用件は別々のメールにするほうが確実です。
最後に、してほしいことを具体的に書く
「返事をください」ではなく、「授業時間外に15分ほど会えるか」のように、具体的な依頼を最後に書きます。
宛名は基本的に「Dear Professor 名字,」を使います。授業中に名前で呼んでよいと言われている場合だけ、ファーストネームに切り替えるとよいでしょう。
場面別の例文
課題の質問
Subject: [授業番号] Question about [課題名], Problem [番号]
Dear Professor [名字],
My name is [名前], and I am enrolled in [授業番号].
I am working on Problem [番号] from [課題名].
So far I have [試したこと], but I am unsure whether [不安な点].
Would you be able to confirm whether my approach is headed in the right direction?
Thank you very much.
Sincerely,
[名前]すでに自分でどこまで試したかを書いておくと、教授は的確なヒントを返しやすくなります。
面談の相談
Subject: [授業番号] Asking for a meeting at another time
Dear Professor [名字],
My name is [名前] from [授業番号].
I would like to discuss [テーマ], but my schedule conflicts with your office hours.
Would you have time to meet on [候補日時] or [別の候補]?
Kind regards,
[名前]提出期限の延長
Subject: [授業番号] Request for a short extension
Dear Professor [名字],
My name is [名前] from [授業番号].
Because of [理由を一文で], I may not be able to submit [課題名] by [締め切り].
Could I submit it by [希望日]? I am happy to provide supporting information if needed.
Thank you for considering my request.
Best,
[名前]延長の相談は、締め切りを過ぎてからではなく、余裕があるうちに送るのが基本です。理由は簡潔に、事実だけを書きます。
採点への確認
Subject: [授業番号] Clarification on grading for [試験・課題名]
Dear Professor [名字],
My name is [名前] from [授業番号].
After reviewing my [試験・課題名], I would like to clarify how Problem [番号] was graded.
My reasoning was [自分の考え], since [根拠].
If you have a chance, could you take a look?
Best regards,
[名前]「点数を変えてほしい」という言い方ではなく、「確認してほしい」という姿勢で書くと角が立ちにくくなります。
返信がないときのフォローアップ
Subject: Re: [元の件名]
Dear Professor [名字],
I am following up on my earlier message in case it was missed.
I know you are busy, so there is no rush.
Thank you,
[名前]フォローは最初のメールから1週間ほど経ってから送ると、催促しすぎた印象になりません。
送信前の確認リスト
- 件名に授業番号と用件が入っているか
- 用件は1通に1つだけか
- シラバスや授業ページに答えが載っていないか
- 最後に、相手にしてほしいことが明確に書かれているか
- 誤字や宛名の綴りは合っているか
ここまでが教授へのメールの基本です。Office Hours や研究室との関わり方など、もう一歩踏み込んだ話題も今後扱っていく予定です。
元になった note の記事では、テンプレートを5つにまとめて紹介しています。あわせて読んでいただくと、実際の場面をよりイメージしやすくなると思います。